Polityka prywatności i plików cookies

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem ze strony internetowej ironroosters.pl prowadzonej przez Klub Sportowy Iron Roosters, działającego jako stowarzyszenie i klub sportowy futbolu flagowego.

Administratorem danych osobowych jest komitet założycielski tworzący Stowarzyszenie „Klub Sportowy Iron Roosters” z siedzibą w Warszawie, złożony z Marcin Ciecierski, Patryk Gastołek, Sandra Stec. Podmiot jest w trakcie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Kontakt: biuro@ironroosters.pl, adres do korespondencji: Warchałowskiego 6/69, 02-776 Warszawa.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z RODO oraz przepisami dotyczącymi świadczenia usług drogą elektroniczną, komunikacji elektronicznej, plików cookies i podobnych technologii.

2. Zakres danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony, rodzaju aktywności użytkownika oraz relacji z Administratorem, mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;

• dane podane przy rejestracji konta użytkownika;

• dane przekazane przy zapisach na treningi, wydarzenia, nabory, konsultacje lub inne aktywności klubowe;

• dane związane z uczestnictwem w treningach, meczach i wydarzeniach sportowych;

• dane dotyczące aktywności sportowej użytkownika, w tym frekwencja, rankingi, punkty treningowe, statystyki meczowe, wskaźniki formy sportowej oraz inne wskaźniki aktywności sportowej stosowane w ramach organizacji pracy klubu;

• dane publikowane w profilu użytkownika, jeżeli użytkownik korzysta z konta publicznego;

• dane zawarte w korespondencji, zgłoszeniach lub formularzach;

• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w tym adres IP, identyfikatory internetowe, dane urządzenia, dane przeglądarki, dane o aktywności na stronie;

• dane związane z zapisaniem się do newslettera;

• dane niezbędne do udziału w programach partnerskich, akcjach promocyjnych, benefitach sponsorskich lub innych działaniach wspólnych z partnerami i sponsorami;

• dane rodziców lub opiekunów prawnych, jeżeli dotyczą osoby małoletniej.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza wyłącznie te dane, które są adekwatne, stosowne oraz niezbędne do określonego celu.

3. Źródła pozyskania danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od użytkownika, w szczególności przez formularze, rejestrację konta, zapisy na treningi, kontakt e-mailowy lub telefoniczny;

• w związku z korzystaniem przez użytkownika ze strony internetowej i jej funkcjonalności;

• w toku dalszej komunikacji związanej z uczestnictwem w życiu klubu, organizacją treningów, meczów, wydarzeń, projektów lub działań statutowych;

• od rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli dotyczy to osoby małoletniej;

• z danych wprowadzanych w ramach bieżącej obsługi klubu, organizacji aktywności sportowej i zarządzania kontem zawodnika;

• z danych podanych przez użytkownika przy zgłoszeniu zainteresowania ofertą partnera lub sponsora.

4. Cele przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

a) obsługa zapytań i kontaktu

W celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, kontaktu zwrotnego, prowadzenia korespondencji oraz obsługi spraw związanych z działalnością klubu.

b) prowadzenie konta użytkownika i obsługa panelu zawodnika

W celu utworzenia i utrzymania konta użytkownika, umożliwienia logowania, zarządzania ustawieniami konta, zapisami na treningi, dostępem do danych sportowych, historii aktywności, rankingu oraz funkcji społecznościowych lub organizacyjnych dostępnych w serwisie.

c) organizacja treningów, meczów, wydarzeń i aktywności klubowych

W celu przyjmowania zapisów, zarządzania listami uczestników, organizacji zajęć, prowadzenia ewidencji uczestnictwa, komunikacji organizacyjnej, planowania aktywności sportowej oraz prowadzenia działań statutowych klubu.

d) prowadzenie statystyk sportowych, rankingów i zestawień

W celu tworzenia, aktualizowania i prezentowania danych dotyczących aktywności sportowej zawodników, w tym frekwencji, formy, punktów treningowych, statystyk meczowych, wyników i rankingów.

e) publikacja danych w ramach kont publicznych i publicznych profili zawodników

W przypadku udostępnienia przez Administratora funkcji konta publicznego, określone dane zawodnika lub użytkownika mogą być widoczne dla innych użytkowników serwisu lub publicznie na stronie, w zakresie wynikającym z ustawień konta, funkcjonalności serwisu oraz charakteru danej sekcji.

Może to obejmować w szczególności: imię, pseudonim, nazwę drużyny, pozycję sportową, statystyki meczowe, rankingi, frekwencję, punkty treningowe i inne wskaźniki aktywności sportowej, o ile funkcjonalność serwisu przewiduje ich publikację.

f) wysyłka newslettera klubu

W celu przesyłania informacji o treningach, wydarzeniach, naborach, meczach, projektach, działaniach statutowych klubu, materiałach informacyjnych oraz treściach związanych z działalnością Administratora.

g) wysyłka newslettera zawierającego informacje o partnerach i sponsorach

W celu przesyłania drogą elektroniczną informacji o ofertach, akcjach promocyjnych, benefitach, wydarzeniach, programach partnerskich, produktach lub usługach sponsorów i partnerów współpracujących z Administratorem, o ile użytkownik wyraził odrębną zgodę na otrzymywanie takich treści.

h) realizacja wspólnych działań promocyjnych, partnerskich i sponsoringowych

W celu organizacji wspólnych kampanii, programów partnerskich, akcji promocyjnych, benefitów dla członków klubu, uczestników treningów, zawodników, sympatyków lub użytkowników serwisu, a także w celu obsługi zgłoszeń zainteresowania ofertą partnera lub sponsora.

i) analityka, statystyka, rozwój i bezpieczeństwo strony

W celu zapewnienia prawidłowego działania strony, analizy sposobu korzystania z serwisu, poprawy jego funkcjonalności, wykrywania nadużyć, utrzymania bezpieczeństwa, prowadzenia statystyk oraz obrony przed roszczeniami.

j) wypełnienie obowiązków prawnych oraz realizacja działań statutowych

W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, obowiązków sprawozdawczych, księgowych, archiwizacyjnych, organizacyjnych albo związanych z działalnością stowarzyszenia i klubu.

5. Konta użytkowników, konto prywatne i konto publiczne

Administrator może udostępniać użytkownikom możliwość rejestracji konta prywatnego albo — w zależności od funkcjonalności serwisu — korzystania z konta publicznego.

Konto prywatne

Konto prywatne służy do korzystania z funkcji wewnętrznych, takich jak zapisy na treningi, przegląd aktywności sportowej, historii udziału, frekwencji, danych rankingowych, statystyk i ustawień użytkownika. Dane z konta prywatnego nie są publicznie widoczne, z wyjątkiem przypadków wynikających z technicznej organizacji serwisu, roli użytkownika lub relacji wewnątrz klubu.

Konto publiczne

Konto publiczne może umożliwiać publiczne lub półpubliczne wyświetlanie wybranych danych użytkownika związanych z aktywnością sportową. Zakres widocznych danych zależy od konfiguracji serwisu, rodzaju konta oraz ustawień dostępnych dla użytkownika.

W przypadku gdy użytkownik korzysta z funkcji profilu publicznego, powinien mieć świadomość, że określone informacje mogą być widoczne dla innych osób odwiedzających stronę lub korzystających z serwisu.

6. Zapisy na treningi, mecze i aktywności klubowe

Administrator może przetwarzać dane użytkowników w celu organizacji treningów, naborów, wydarzeń klubowych, meczów, konsultacji, spotkań oraz innych aktywności sportowych lub organizacyjnych.

Zakres przetwarzania może obejmować w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe;

• informacje o zapisach;

• historię uczestnictwa;

• frekwencję;

• dane potrzebne do przypisania użytkownika do grupy treningowej, poziomu zaawansowania lub struktury organizacyjnej klubu.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak ich podania może uniemożliwić skuteczną rejestrację na wybraną aktywność.

7. Ranking gracza, frekwencja, forma, punkty treningowe i statystyki meczowe

W ramach funkcjonalności serwisu Administrator może prowadzić zestawienia i wskaźniki dotyczące aktywności sportowej użytkowników, w tym ranking zawodników, frekwencję, formę sportową, punkty treningowe, statystyki meczowe oraz inne dane wynikające z uczestnictwa w życiu sportowym klubu.

Dane te mogą być wykorzystywane do:

• organizacji procesu treningowego;

• dokumentowania aktywności sportowej;

• analiz sportowych i organizacyjnych;

• budowania przejrzystych zasad uczestnictwa;

• prezentacji wyników sportowych;

• tworzenia zestawień indywidualnych i zespołowych;

• prezentacji danych w ramach kont prywatnych lub — jeżeli funkcjonalność na to pozwala — kont publicznych.

Administrator nie podejmuje wyłącznie na podstawie tych danych zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika, chyba że wyraźnie poinformuje o tym odrębnie.

8. Newsletter i komunikacja marketingowa

Zapis do newslettera jest dobrowolny i wymaga odrębnego działania użytkownika.

Administrator może prowadzić różne formy komunikacji elektronicznej, w szczególności:

• newsletter dotyczący działalności klubu, treningów, wydarzeń, meczów, projektów i działań statutowych;

• newsletter zawierający informacje o partnerach, sponsorach, programach partnerskich, akcjach promocyjnych, benefitach oraz ofertach związanych z działalnością partnerów lub sponsorów współpracujących z Administratorem.

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę, może otrzymywać również informacje handlowe dotyczące partnerów i sponsorów.

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę, jego dane mogą zostać przekazane sponsorowi lub partnerowi w zakresie niezbędnym do przedstawienia mu oferty, nawiązania kontaktu, realizacji wspólnej akcji promocyjnej, programu partnerskiego, świadczenia benefitu albo obsługi zainteresowania określoną usługą, produktem lub wydarzeniem.

Wycofanie zgody jest możliwe w każdym czasie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

9. Partnerzy, sponsorzy i wspólne działania promocyjne

Administrator może współpracować z partnerami, sponsorami oraz innymi podmiotami wspierającymi działalność klubu, w szczególności przy organizacji wydarzeń, naborów, akcji promocyjnych, programów partnerskich, benefitów dla zawodników lub użytkowników, projektów społecznych, projektów młodzieżowych, kampanii informacyjnych oraz działań sponsoringowych.

W ramach takich działań Administrator może:

• informować użytkowników o ofertach, benefitach, wydarzeniach lub akcjach prowadzonych wspólnie z partnerami lub sponsorami;

• organizować kampanie, konkursy, programy partnerskie lub akcje promocyjne;

• przyjmować zgłoszenia zainteresowania ofertą partnera lub sponsora;

• przekazywać dane partnerowi lub sponsorowi, jeżeli użytkownik wyraził na to odrębną zgodę albo jeżeli przekazanie jest niezbędne do realizacji konkretnego świadczenia, benefitu lub działania, o które użytkownik sam zawnioskował.

Zakres przekazywanych danych jest ograniczany do minimum niezbędnego dla danego celu.

10. Dane dzieci, młodzieży oraz rodziców i opiekunów prawnych

Administrator może w przyszłości uruchomić lub rozszerzyć funkcjonalności związane z uczestnictwem dzieci i młodzieży, w szczególności w związku z treningami, sekcjami młodzieżowymi, projektami społecznymi, grantami, programami rozwojowymi, naborami oraz innymi działaniami skierowanymi do osób w wieku od 10 do 18 lat.

W takim przypadku Administrator może przetwarzać dane:

• dzieci i młodzieży uczestniczących w zajęciach lub projektach;

• rodziców lub opiekunów prawnych;

• osób kontaktowych wskazanych dla celów organizacyjnych.

Przetwarzanie może dotyczyć w szczególności danych niezbędnych do:

• rejestracji uczestnictwa;

• kontaktu organizacyjnego;

• prowadzenia zapisów i list uczestników;

• organizacji treningów i projektów;

• potwierdzania zgód i upoważnień;

• realizacji obowiązków sprawozdawczych, grantowych, projektowych lub statutowych;

• zapewnienia prawidłowej organizacji działań skierowanych do dzieci i młodzieży.

Jeżeli przetwarzanie danych dziecka będzie oparte na zgodzie w związku z usługą świadczoną drogą elektroniczną bezpośrednio dziecku, Administrator będzie stosował zasady właściwe dla wieku dziecka oraz wymaganej zgody lub akceptacji rodzica albo opiekuna prawnego.

Administrator deklaruje, że dane dzieci i młodzieży będą traktowane ze szczególną ostrożnością, z uwzględnieniem podwyższonego standardu ochrony wynikającego z charakteru tych danych i wieku uczestników.

11. Odbiorcy danych i kategorie odbiorców

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania, wykonania usługi, obsługi użytkownika, organizacji działalności klubu, realizacji obowiązku prawnego, zabezpieczenia uzasadnionych interesów Administratora albo gdy użytkownik wyraził na to odrębną zgodę.

Dane mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług hostingowych i infrastrukturalnych;

• dostawcom poczty elektronicznej, chmury i narzędzi biurowych;

• dostawcom systemów CRM, systemów obsługi użytkowników, systemów newsletterowych oraz narzędzi organizacyjnych;

• dostawcom narzędzi analitycznych, reklamowych i marketing automation;

• podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze strony, systemów IT, bezpieczeństwa i utrzymania technicznego;

• trenerom, koordynatorom, osobom upoważnionym do organizacji zajęć oraz osobom działającym na rzecz klubu;

• partnerom organizacyjnym, sponsorom, partnerom handlowym, instytucjom współpracującym, grantodawcom, podmiotom finansującym lub wspierającym projekty, jeżeli jest to niezbędne do realizacji działań statutowych, organizacyjnych, projektowych, promocyjnych albo jeżeli użytkownik wyraził odrębną zgodę na takie przekazanie;

• kancelariom prawnym, doradcom, księgowości, audytorom i innym podmiotom świadczącym usługi profesjonalne;

• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli sponsor, partner lub inny podmiot otrzyma dane użytkownika do własnych celów, przekazanie takie następuje wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności zgody użytkownika, oraz w zakresie adekwatnym do celu przekazania.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z wybranych narzędzi informatycznych, komunikacyjnych, analitycznych lub marketingowych dane mogą być przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku Administrator zapewnia, aby przekazywanie danych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności na podstawie odpowiedniej decyzji właściwego organu lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

13. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Co do zasady:

• dane związane z kontem użytkownika — przez okres utrzymywania konta oraz przez okres niezbędny do rozliczalności i ochrony roszczeń;

• dane związane z zapisami, frekwencją, statystykami i aktywnością sportową — przez okres niezbędny do funkcjonowania serwisu, organizacji aktywności klubu oraz realizacji celów organizacyjnych, statutowych i archiwalnych;

• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu cofnięcia zgody, chyba że wcześniej ustanie cel przetwarzania;

• dane związane z newsletterem — do czasu wypisania się z newslettera lub cofnięcia zgody;

• dane związane z projektami, grantami lub działaniami statutowymi — przez okres wymagany dokumentacją projektową, finansową lub właściwymi przepisami;

• dane techniczne i związane z cookies — przez okres odpowiadający cyklowi życia danej technologii lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika, z zastrzeżeniem ustawień technicznych i systemowych.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo do:

• dostępu do danych;

• sprostowania danych;

• usunięcia danych;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane użytkowników mogą być wykorzystywane do działań o charakterze analitycznym, statystycznym, organizacyjnym lub marketingowym, w tym do tworzenia rankingów, statystyk sportowych, zestawień aktywności oraz dopasowania treści prezentowanych w serwisie.

Takie działania nie oznaczają co do zasady podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży rozwiązania, które wymagałyby odrębnego poinformowania użytkownika, stosowne informacje zostaną przekazane osobno.

16. Pliki cookies i podobne technologie

Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień użytkownika, prowadzenia pomiarów statystycznych, analizy ruchu, obsługi funkcji konta użytkownika oraz realizacji działań marketingowych.

W ramach strony mogą być stosowane następujące kategorie plików cookies:

a) cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania strony i jej podstawowych funkcji.

b) cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybory użytkownika i ulepszyć korzystanie ze strony, w tym funkcje związane z kontem użytkownika, logowaniem oraz ustawieniami prywatności.

c) cookies analityczne i statystyczne

Umożliwiają analizę sposobu korzystania ze strony, tworzenie statystyk, pomiar ruchu oraz rozwój serwisu.

d) cookies marketingowe

Umożliwiają prowadzenie działań reklamowych, pomiar efektywności kampanii oraz ograniczone dopasowanie treści marketingowych.

Cookies, które nie są niezbędne, są stosowane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

17. Zarządzanie zgodą na cookies

Podczas pierwszej wizyty na stronie użytkownik może zarządzać zakresem zgody na wykorzystanie plików cookies i podobnych technologii. Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana lub zmodyfikowana.

Ustawieniami zgody można zarządzać pod adresem:
Ustawienia cookies.

Niezależnie od powyższego użytkownik może również zarządzać plikami cookies z poziomu swojej przeglądarki, przy czym ograniczenie stosowania niektórych technologii może wpłynąć na poprawność działania wybranych funkcji strony.

18. Dane techniczne i logi

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem do serwera zapytań technicznych. W związku z tym mogą być zapisywane informacje techniczne, w tym dotyczące urządzenia, przeglądarki, adresu IP, daty i czasu połączenia, błędów systemowych lub innych zdarzeń technicznych.

Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celach technicznych, administracyjnych, bezpieczeństwa, diagnostyki oraz zapewnienia prawidłowego działania strony.

19. Bezpieczeństwo danych

Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem albo nieuprawnionym dostępem.

Zakres zastosowanych środków bezpieczeństwa jest dostosowywany do charakteru danych, zakresu przetwarzania, kontekstu, celów przetwarzania oraz poziomu ryzyka.

20. Zmiany Polityki

Administrator może wprowadzać zmiany do niniejszej Polityki, w szczególności w przypadku zmian technologicznych, organizacyjnych, prawnych albo związanych ze sposobem działania strony lub świadczonych usług.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej.

21. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz niniejszej Polityki można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

Stowarzyszenie Klub sportowy Iron Roosters
Adres korespondencyny: Warchałowskiego 6/69
biuro@ironroosters.pl
+48 535813813